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专门档案知识(六)
海东市beplay开户网站 :http://www.ahbzzl.com    来源:    创建时间:2015/11/3 16:41:03    

一、什么是专门档案?专门档案是指某些专业范围内产生,有比较稳定的文件名称、格式和形成规律,有各自整理和管理办法的各种门类档案的总称。这是个群体概念,它不特定指某个档案种类的实体。

二、专门档案的特点

1、内容的单一性。专门档案所反映的内容只是机关某个方面的活动内容,如某机关的会计档案只能反映机关的会计活动情况,而文书档案由能反映机关全部活动过程。

2、载体的多样性。专门档案载体很多,既有纸张书写的纸质档案,又有录音、录像、拍摄形成的声像照片档案,还有计算机形成的光盘等。

3、形式的特殊性。专门档案的外观没有固定的格式,有和是册表为主,如会计档案、统计档案;有和则是图像,有的同图文并茂,如商标档案等。

4、服务对象的单一性。专门档案主要为某一项专业人员服务,如教学档案主要为学校的教师服务。

5、归档的固定性。专门档案一般由从事专业工作人员归档,且方法固定。如会计档案、艺术档案、地名档案、审计档案等都有专门的管理办法。

三、机关专门档案的作用

1、为丰富馆藏提供物质基础。专门档案记述和反映着机关各方面的情况,门类众多,内容丰富,为丰富馆藏奠定了物质基础。

2、为各项工作提供参考。可以成为查考工作、研究问题、处理问题、总结经验、吸取教训具有参考作用。

3、为各项业务工作的开展提供必要条件。也就是说方便本单位利用。

4、为各项工作提供信息资源。

四、专门档案管理的原则与要求

1、专门档案整理的基本原则

遵循专门档案形成的规律和特点,保持它们之间的有机联系,正确划分保管期限,便于专门档案的保管和利用。

2、专门档案整理的基本要求

1)文件材料必须是办理完毕的;

2)归档的文件材料必须齐全完整;

3)按照上级颁发的专门档案管理办法之规定,遵循专门档案形成的规律与特点;

4)保持专门档案之间的有机联系;

5)按照上级beplay体育开户 专门档案保管期限的划分,正确划分保管期限;

6)组合的专门档案案卷要便于保管和利用;

7)根据“方便利用”的原则,编制必要的检索工具。

3、专门档案的整理。

专门档案种类很多,并有各自的行业规范整理标准。比如:会计档案、人事档案、基本建设(基建)、诉讼、教学、艺术、个体工商户、审计、土地、病历、音像等都有各自的规范标准,具体整理办法请参照各自的整理规则。